Quem dorme no seu chalé sábado à noite é a mesma pessoa que fez a degustação na sexta e saiu com duas caixas da loja no domingo. Na maioria das vinícolas, cada uma dessas relações mora num lugar diferente: a venda no sistema, a degustação numa agenda, o chalé numa planilha ou numa conversa de WhatsApp.
É nessa divisão que a reserva se perde e o dinheiro escapa.
Planilha e WhatsApp falham de dois jeitos
O primeiro é a dupla reserva. Duas conversas, uma planilha aberta em duas telas, e a mesma cabana prometida a dois casais para a mesma noite. Descobrir isso na sexta à tarde, com o hóspede na porta, é o pior momento para fazer a conta.
O segundo é o recebimento fora do caixa. O sinal vai por Pix para uma conta, o saldo é pago no balcão, o extra fica anotado num papel. No fechamento do mês, a hospedagem existe na planilha e não existe no Financeiro.
O que o módulo faz
Unidades e tarifas. Chalés, cabanas e quartos com fotos. A tarifa segue uma ordem: data especial, temporada, dia da semana e, por último, a tarifa base. Há adicional por pessoa e mínimo de noites.
Sem dupla reserva. Quem impede a sobreposição é o banco de dados, não a atenção do atendente. Testamos com dez reservas simultâneas na mesma unidade e na mesma noite: uma entrou, nove foram recusadas.
Recepção. Chegadas, hospedados e saídas do dia numa tela. O check-in registra a ficha do hóspede, com CPF ou passaporte, nascimento e nacionalidade; menor entra com responsável ou autorização. No check-out, a unidade passa para "suja".
Dinheiro no lugar certo. Cada reserva é uma conta a receber no Financeiro, e o recebimento cai na conta bancária que você escolher. Extras, cancelamento com devolução pela sua política e no-show passam pelo mesmo caminho.
O hóspede reserva sozinho
A vinícola ganha uma página pública de reserva. O hóspede escolhe as datas, vê cada unidade com o preço, aceita a política e paga por Pix dentro de um prazo. Em "Minha reserva", ele vê o Pix, faz o pré-check-in e cancela com a prévia do reembolso na tela.
Aqui entra o ponto que liga o chalé ao vinho: os pacotes. Hospedagem e experiências de enoturismo, como degustação e visita, são reservadas juntas, com preço pela soma, desconto em porcentagem ou valor fixo.
As mensagens saem por e-mail e WhatsApp sem ninguém precisar lembrar: link do Pix, confirmação, pré-check-in três dias antes, lembrete um dia antes e aviso de cancelamento.
O que o hóspede traz junto
Hospedar alguém traz obrigações que a vinícola não tinha quando só vendia vinho:
- Cadastur. Entra em Obrigações, com alerta 90, 30 e 7 dias antes de vencer. Publicar a página de reserva exige Cadastur vigente; vencido, a página sai do ar.
- FNRH. A ficha sai em PDF e você marca "registrei no portal". O envio ao portal do governo é manual, e o relatório mostra quais fichas ainda estão pendentes. Os dados sensíveis ficam cifrados.
- NFS-e. Sai no check-out, mas só com a classificação fiscal do serviço cadastrada. Sem ela, a nota vira pendência na reserva. O sistema não emite com código chutado.
- LGPD. Gênero, raça e deficiência do hóspede são apagados sozinhos 30 dias depois do check-out, quando a ficha já foi registrada no portal.
Airbnb, Booking e relatórios
Se você também anuncia em outros canais, cada unidade exporta o calendário em iCal e importa os calendários do Airbnb, do Booking e de outros, com sincronização a cada 30 minutos. É sincronização por iCal, não um channel manager. Um conflito com reserva do ERP aparece na tela, e a reserva nunca é alterada.
Os relatórios trazem ocupação, diária média (ADR), RevPAR, receita de diárias, permanência média e hóspedes por nacionalidade, com exportação em CSV.
Como ligar
O módulo vem desligado e é liberado por empresa. Se o seu chalé ainda vive numa planilha e o sinal num Pix sem dono, veja o Bacco ERP e peça a liberação ao nosso time.
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